Učinkovita interna komunikacija

Učinkovita interna komunikacija za spreobrnitev porušene morale zaposlenih

Da bodo zaposleni delali z veseljem in bolje

Kaj odgovorijo zaposleni v vašem podjetju, ko jih zvečer, v mestu na pijači, prijatelji vprašajo: ti, kako pa je kaj v tvoji službi; gre vašemu podjetju dobro; kakšna je kaj klima v podjetju in ali se razumete s sodelavci; a šefi so v redu; ali imate veliko dela; kakšne pa imate plače in bonuse; pa storitve/izdelki, ki jih prodajate, so dovolj kakovostni in jih uporabljate tudi sami?

Ali je njihov odgovor v slogu: mah, ne preveč dobro, saj je kozarec na pol prazen, ali v slogu: super je, glede na to, da je kozarec na pol poln.

Seveda razmere nikoli niso popolne ali sanjske, vendar je od tega, na kakšni stopnji je morala zaposlenih, odvisno, kako bodo komentirali situacijo tudi ‘off the record’ – v zasebnih pogovorih. Ali bodo osredotočeni na pozitivne stvari, ali se bodo le pritoževali in bodo videli samo, tisto, česar ni, in kar je slabo.

 

Predani in ponosni na vodstvo, podjetje in produkte

Idealno bi bilo, da bi zaposleni znali sami videti le prednosti in dobre plati, o katerih bi tudi pripovedovali svojim sorodnikom, prijateljem, znancem, strankam. Prav tako bi bilo super, ko ne bi porabili toliko službenega časa za opravljanje in pritoževanje. Kaj šele, da bi bili sami od sebe popolnoma zagreti za delo in samoiniciativni, polni novih predlogov bi prihajali do svojih vodij (namesto, da razmišljajo: raje ne bom nič predlagal, ker potem dobim samo še dodatno delo; nima smisla, da se trudim z razmišljanjem o novih idejah, ker mojih idej tako nihče ne upošteva). V prostem času bi se z veseljem izobraževali o storitvah/izdelkih, ki jih podjetje prodaja, ali o branži, v kateri podjetje deluje, ali bi brali strokovne članke s svojega delovnega področja…

 

Kaj se govori po hodnikih podjetja – vodstvo in piarovci izvedo zadnji

Pri svojem delu se tudi sama ukvarjam z interno komunikacijo in sem bila že večkrat v stiuaciji, ko nam je uspelo zelo izboljšati slabo klimo v podjetju. To smo dosegli z vzpostavitvijo in graditvijo učinkovite interne komunikacije v podjetju. Pomembno je bilo, da smo imeli maksimalno podporo vodstva, da se je komunikacija začela s strani vodstva navzdol. Nujno pa je bilo tudi, da smo zagotovili tok komunikacije tudi v obratni smeri: s strani zaposlenih do vodstva navzgor.

Brez učinkovite interne komunikacije, je navadno ravno vodstvo zadnje, ki izve, kaj se govori med sodelavci. Poleg tega so take govorice tempirana bomba v podjetju, ki definitivno vplivajo na slabše poslovanje podjetja. Tega seveda nočemo!

 

Transparentnost v podjetju, ko zaposleni novice izvedo iz medijev?

Nevarno je, ko ima podjetje navzven sijoč videz (v časopisih, na televiziji, radiu, na spletni strani, družbenih omrežjih teče promocija v superlativih, ki pričarajo sanjsko podjetje), zaposleni pa v neformalni komunikaciji z znanci, strankami, sodelavci ne najdejo ene same dobre besede, ne o podjetju, vodstvu, kot tudi ne o produktu. Za nameček pa nazadovoljni tarnajo: Žalostno, da moramo vse, kar se dogaja v podjetju, izvedeti iz medijev. Medtem ko vodstvo ves čas govori o pomenu transparentnosti v podjetju, a za njih to očitno ne velja.

 

Trik je v tem, da interna komunikacija obstaja, pa če jo vodstvo zavestno ustvarja ali ne. Interna kultura komuniciranja se odraža navzven, pri delu s strankami, ne glede na to ali vodstvo to želi ali ne. Pa tudi ne glede na to ali imajo zaposleni opravka s strankami ali ne.

 

Pameten kapetan izkoristi moč interne komunikacije za uspešnejšo plovbo

Interna komunikacija je močno orodje, ki je pogosto zanemarjena ali neučinkovito upravljana. Koliko se jo uporablja v podjetju lepo pokažejo aktivnosti komunikatorjev in razdelitev proračuna v podjetju za komunikacijo. Večinoma gre največji delež sredstev (finančni in časovni) za marketinške in piar aktivnosti, usmerjene na stranke. Zelo malo ali skoraj nič vložka pa je usmerjeno na najpomembnejšo ciljno javnost – zaposlene.

S tem je spregledana pomembna moč podjetja, ki lahko zaposlene združi in jih motivira za dosego skupnega cilja. Vsak od nas dela s popolnoma drugačno energijo, če vidi več in širše učinke svojega dela. Če kuhar na ladji dela svoje delo, mu seveda to prinaša neko zadoščenje, ker si je ta poklic izbral, saj v njem uživa. Če pa bi ladijski kuhar poznal tudi širšo sliko, da gre za ladjo s humanitarnim prevozom zdravnikom, ki bodo pomagali ljudem v težavah, bo zagotovo delal še s toliko večjo motivacijo.

Pri tem je pomembno, da je redno obveščen tudi o določenih okoliščinah, dogodkih na poti do cilja. Da natako ve, da bo njegovo delo jutri težje in se lahko na to pripravi. Da lahko pričakuje, da se mu bo krompir kotalil med rezanjem, voda v loncih pa bo nihala, da bo moral še bolj paziti pri delu. Saj mu bodo šefi pravočasno povedali, da se pričakuje večja nevihta in posledično bolj divji valovi. Kar predstavljajte si ga, kako jezen bi bil, ko bi ga treslo, ne da bi vedel zakaj, on pa bi moral opravljati svoje delo.

Pomembno pa je tudi, da je kapitan ladje odprt za mnenja, dileme, težave, predloge s strani svoje posadke, ki je v stiku s samim delom (nekateri tudi s strankami). Vodstvo ima pristojnosti, da jim pomaga, da bo delo bolj uspešno in učinkovito. Ali pa jih vsaj ustrezno spodbudi. Tudi ta del je zelo pomemben.

Dobro vzpostavljeni in redno delujoči kanali, po katerih potujejo informacije v obe smeri, prinašajo številne pozitivne učinke, kot so:

  • oblikovanje ustrezne kulture podjetja,
  • izboljšanje slabe klime v podjetju,
  • gradijo zaupanje zaposlenih v vodstvo kot tudi podjetje,
  • vzbujajo lojalnost in večjo identifikacijo zaposlenih s podjetjem,
  • ustvarjajo naklonjene glasnike podjetja, ki z veseljem širijo dober glas o podjetju, saj so ponosni na podjetje, v katerem delajo,
  • usmerjajo všečno obnašanje blagovne znamke in krepijo njeno pozitivno podobo pri ključnih ciljnih skupinah,
  • podpirajo cilje podjetja in pomagajo pri njihovem uspešnejšem doseganju,
  • ustvarjajo bolj sproščeno klimo v podjetju,
  • preprečujejo razraščanje govoric in izboljšujejo kulturo diskusije v podjetju,
  • omogočajo pravilno odločanje zaposlenih v vsakodnevnih situacijah,
  • povečujejo storilnost zaposlenih,
  • večajo zadovoljstvo zaposlenih v službi,
  • motivacija in samoiniciativnost narasteta,
  • zmanjšujeta zaskrbljenost med zaposlenimi,
  • gradnja močnejših timov z več sodelovanja med sodelavci,
  • zmanjšajo fluktuacijo zaposlenih in pomagajo ohranjati talente ter ključne kadre v podjetju…

 

Situacije, ki kličejo po okrepitvi interne komunikacije

Interna komunikacija pa je še posebej pomembna, kadar:

  • pride do prevzema podjetja s strani novih lastnikov oziroma združevanja dveh podjetij,
  • novo vodstvo prevzame podjetje,
  • se načrtuje reorganizacija ali prestrukturiranje podjetja,
  • se v medijih pojavijo negativne novice (padec vrednosti podjetja, vladna preiskava, stečaj, napaka v nekem produktu…),
  • je v strategiji prišlo do večje spremembe,
  • v podjetju pride do nepredvidenih ali ogrožujočih dogodkov (izguba dosedanjega tržnega položaja, upad prometa, nov večji projekt), ki vplivajo na vse zaposlene v obliki zamrznitev/znižanje plač, zahteve po dodatnem delu, zmanjšanju dela, odpuščanja …

 

Fluktuacija zaposlenih raste, lojalnost pa pada

Z vse večjo in bolj globalno konkurenco je potreba po zadovoljnih in predanih zaposlenih danes večja kot kdarkoli prej. Na lovu za dobrimi ključnimi kadri so tako domača podjetja kot tudi mednarodna, ki znajo pogosto svojo ponudbo bodočim kandidatom predstaviti dosti bolj atraktivno. Na drugi strani pa se vse bolj zmanjšuje odstotek delovnega prebivalstva v primerjavi z upokojenim. Zato je še toliko bolj pomembno zadržati ključne kadre.

Poleg tega se v časih vse bolj aktivnega prilagajanja trgu podjetja soočajo s spremembami na dnevni ravni. Spremembe pa so nekaj, nad čemer zaposleni navadno niso najbolj navdušeni.

Tudi vse pogostejši škandali na naslovnicah časopisov vnašajo dvom zaposlenih v vodstvo podjetja.

Krčenje števila zaposlenih obstoječim zaposlenim vnaša strah pred izgubo zaposlitve in večjo obremenjenost.

Vse to so idealne popotnice v nezadovoljstvo in slabo klimo v podjetju.

Čeprav se z vse večjo fluktuacijo in manjšo socialnostjo zmanjšuje lojalnost podjetju, pa je to še vedno mogoče oživljati. A zaposleni so dandanes še vedno lahko lojalni podjetju, če verjamejo v njegovo vizijo.

 

 

Customers will never love a company until the employees love it first. Simon Sinek

 

6 pomembnih skrivnosti učinkovite interne komunikacije

Poznavanje zaposlenih

Dandanes je še bolj pomembno, da vodstvo in komunikatorji v podjetju razumejo, kaj njihove zaposlene navdaja s pozitivnimi in negativnimi občutki glede aktivnosti in usmeritev podjetja. Katere spremembe bi si želeli in ali so mogoče. Interna komunikacija se mora tako vedno začeti s poslušanjem.

Sproščenost

Osnova interne komunikacije je, da se zaposleni počutijo sproščene, da lahko svobodno govorijo o stvareh in jih komentirajo. Še posebej pomemben pokazatelj sproščenosti so delikatne in kočljive informacije. Zato je tudi o teh treba govoriti odprto in najti odgovore na težka ter neprijetna vprašanja.

Dialog oziroma 2-smernost komunikacije

Interna komunikacija ni le pisanje internega časopisa. Pomembno je, da se zgradi pretok informacij v obe smeri. Komunikatorji (služba za korporativno komunikacijo, tržno komuniciranje, odnosi z javnostmi ali HR-služba – za upravljanje s človeškimi viri oziroma kadrovska služba) morajo znati prisluhniti tako vodstvu in razumeti cilje managementa ter jih podpreti. Na drugi strani pa morajo znati slišati tudi potrebe in stališča zaposlenih. Kajti če bo vodstvo upoštevalo potrebe zaposlenih, se bo njihova zavzetost za podjetje drastično povečala.

Vizija

Zato je pomembno, da se managerji in vodilni kadri zavedajo, da morajo imeti podjetja dandanes pomenljivo vizijo. Takšno, v katero bodo zaposleni verjeli in se z njo indentificirali, ker se bodo ob njej dobro počutili. To pomeni, da vizija ne more nastati le s strani nekaj posameznikov iz vodstva. Prav tako ne more odsevati le klasičnih sterilnih floskul, ki nič ne pomenijo, še manj pa jih podjetje uresničuje. Vizija dandanes ne pomeni sporočila, ki ga morajo zaposleni izvrševati in slepo ubogati.

Vizija mora na primer vključevati rešitev na aktualne izzive v družbi in svetu. Prav tako mora vzbujati pozitivna čustva in navdihovati zaposlene ter stranke podjetja.

Vodstvo kot dober zgled

Če implementiramo vse parametre za učinkovito interno komunikacijo kot je treba, vodstvo pa pri tem ne sodeluje. To pomeni, da govori o pomenu komunikacije in jo pričakuje s strani zaposlenih, sam pa ne komunicira pravočasno in odprto, potem se vsa prizadevanja sesujejo kot hišica iz kart.

Zato je najprej na vodstvu, da se pokaže kot dober zgled in redno, ažurno in brez ovinkarjenja deli pomembne informacije z zaposlenimi. Ne da iz časopisov izvedo, da ima podjetje na primer finančne težave ali da sam zapušča podjetje in podobno. Hkrati pa je odprt za povratne informacije s strani zaposlenih. Ne da zaposleni nekaj vprašajo ali komentirajo, potem pa jih doletijo sankcije.

Letni načrt internega komuniciranja

Kar ni v načrtu ali na koledarju, potem je veliko vprašanje, če bo zares izvedeno. Zato je aktivnosti interne komunikacije treba uvrstiti v letni načrt oziroma strategijo komuniciranja. Tako je večja verjetnost, da bodo stvari tekle sistematično in redno ter ob pravem času. ‘Tajming’ je namreč v komunikaciji vse. Kaj pomaga zaposlenim, če najprej o stečaju podjetja izvedo iz poročil, nato pa čez en ali dva tedna dobijo o tem pismo uprave ali novico v internem časopisu.

Strateška načrtovanost interne komunikacije pa nam pomaga tudi pri tem, da lahko doziramo ustrezno količino informacij. Saj si ne želimo, da bi zaposleni dobili le eno številno internega časopisa in to bi bilo to. Prav tako jih ne smemo zasuti z več maili dnevno glede dogajanja v podjetju, ker potem jih ne bodo več brali (saj jih ne bodo uspeli, glede na to, da imajo še svoje delo). Ravno prav je najboljši recept. Koliko pa je ta doza pa je odvisno od podjetja do podjetja, glede na dogajanje in število novic, ki jih imajo.

 

Kakšna je kultura diskusije v vašem podjetju (s sodelavci, z vodstvom)? Kako imate v organizirano komunikacijo z zaposlenimi v vašem podjetju – kaj so vaši največji izzivi pri tem?

0 replies

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>